Vuorohaussa vakiovuorot jaetaan hakemusten perusteella sen sijaan, että nopein varaaja saisi parhaat ajat. Se on reilu tapa jakaa kysytyt illat seurojen ja yhdistysten kesken. Näin vuorohaku etenee käytännössä.
Vaihe 1: Hakuajan avaaminen
Päätä, mitä tiloja ja vuoropäiviä haku koskee (esimerkiksi syyskauden 15.8.–20.12.), keille haku on avoin ja milloin hakemusten vastaanotto alkaa ja päättyy. Kerro samalla yksi tärkeä päivämäärä: milloin jakamatta jääneet vuorot vapautuvat kaikille varattaviksi.
Hakuajan alusta tähän vapautumishetkeen asti kauden vuoroja ei voi varata suoraan kalenterista.
Vaihe 2: Hakemusten jättäminen
Hakija valitsee tilan, viikonpäivän, kellonajan ja tarvittaessa salin osat eli lohkot, ja kertoo, mihin vuoroa käytetään. Hakemus ei vielä varaa aikaa, joten useampi hakija voi hakea samaa vuoroa.
- Ilmoita hakijoille selvästi, ettei hakemus ole vielä varaus
- Rajaa haku tarvittaessa asiakasryhmiin, esimerkiksi paikallisiin seuroihin
- Pyydä maksutapa jo hakemuksessa: verkkomaksu, lasku tai maksuttoman vuoron peruste
Vaihe 3: Käsittely
Käy hakemukset läpi tiloittain ja viikonpäivittäin. Kun hyväksyt hakemuksen, aika varataan hakijalle saman tien, ja samaan aikaan kohdistuvat muut hakemukset eivät voi enää saada samaa vuoroa. Hylätylle hakijalle lähtee viesti ja perustelu.
Vaihe 4: Vahvistus ja maksu
Laskulla maksettava tai maksuton vuoro vahvistuu heti hyväksynnässä. Verkossa maksettava vuoro odottaa hakijan maksua yhteiseen määräaikaan asti. Jos hakija ei maksa ajoissa, aika vapautuu muille.
Vaihe 5: Vapaat vuorot kaikille
Ilmoitettuna hetkenä kaikki jakamatta jääneet ja maksamattomat vuorot avautuvat kaikille varattaviksi. Kun hetki on kerrottu etukäteen, jokaisella on sama mahdollisuus varata.
Tilavaraus.fi
Tilavaraus.fi:n vuorohakemukset toteuttavat tämän prosessin: hakuajan esto, hakemukset, hyväksyntä ja yhteinen vapautumishetki toimivat automaattisesti, ja hakijat saavat viestit sähköpostiin.