Sähköinen varauskalenteri korvaa puhelut, sähköpostit ja käsin päivitetyn taulukon: varaaja näkee tilan vapaat ajat verkossa ja varaa sopivan itse. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä tilojen varauskalenterilta kannattaa vaatia, jotta se oikeasti säästää ylläpidon työtä eikä vain siirrä sitä toiseen paikkaan.
Varauskalenteri vai varausjärjestelmä?
Pelkkä kalenteri näyttää varatut ajat, mutta varaukset kirjataan siihen edelleen käsin. Varausjärjestelmässä kalenteri on osa kokonaisuutta: varaaja tekee varauksen itse, järjestelmä tarkistaa päällekkäisyydet, laskee hinnan ja hoitaa verkkomaksun tai laskun.
Kun etsitään tilojen varauskalenteria verkkoon, tarvitaan yleensä juuri tätä: julkista kalenteria, josta varaus syntyy suoraan ilman ylläpidon käsityötä.
Vapaat ajat yhdellä silmäyksellä
Varaaja haluaa nähdä nopeasti, milloin tila on vapaana. Hyvä varauskalenteri tarjoaa useamman näkymän ja toimii yhtä hyvin puhelimella kuin tietokoneella.
- Päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä sekä viikon vuorot listana
- Toimii selaimessa puhelimella ilman sovelluksen asentamista
- Vapaat ajat kaikista tiloista kerralla päivän, keston ja lajin mukaan
- Sulkupäivät ja suljetut ajat näkyvät suoraan kalenterissa
- Varauksen voi aloittaa klikkaamalla vapaata aikaa
Salin lohkot ja koko tilan varaus
Liikuntasali tai kenttä jaetaan usein lohkoihin. Kalenterin on näytettävä lohkot rinnakkain ja estettävä koko tilan varaus, jos yksikin lohko on jo varattu, ja päinvastoin.
Päällekkäinen varaus on estettävä myös silloin, kun kaksi varaajaa yrittää varata samaa aikaa yhtä aikaa tai maksu on vielä kesken. Pelkkä kalenterinäkymä ei tätä takaa, vaan tarkistus on tehtävä palvelimella varaushetkellä.
Vakiovuorot ja kaudet
Viikoittainen vakiovuoro koko kaudeksi kannattaa voida tehdä yhdellä varauksella. Varauskalenterin pitää jättää sulkupäivät, arkipyhät ja jo varatut ajat pois automaattisesti ja näyttää ne varaajalle ennen vahvistusta.
Uuden kauden vuorot voi avata varattavaksi tiettynä hetkenä, jolloin kaikki pääsevät varaamaan samaan aikaan. Kysytyimpien vuorojen jakoon sopii hakemusmenettely, josta kerrotaan oppaassa "Vuorohaku".
Kuka näkee kalenterista mitä?
Julkinen varauskalenteri on kätevä, mutta kaikkea ei aina haluta näyttää kaikille. Näkyvyys kannattaa voida valita organisaation tarpeen mukaan.
- Kaikki näkevät vuorot kuvauksineen
- Kirjautumaton näkee vain varatut ajat ilman tarkempia tietoja
- Vuorot näkyvät vain rekisteröityneille ja tarvittaessa hyväksytyille käyttäjille
- Varaajan henkilötietoja, hintoja tai maksutietoja ei näytetä julkisessa kalenterissa
Varauskalenteri omille kotisivuille
Varauskalenterin ei tarvitse olla osa omaa verkkosivustoa. Riittää, että kotisivuilla on linkki palvelun omaan osoitteeseen tai suoraan tilan kalenteriin, jossa näkyvät oma logo ja värit. Kotisivuja ei silloin tarvitse päivittää, kun varaukset muuttuvat.
Varaaja voi viedä vahvistetun varauksen omaan puhelimen kalenteriinsa, ja aulan tai oven näytölle saa päivän vuorot infonäyttönä.
Tilavaraus.fi
Tilavaraus.fi:ssä jokaisella tilalla on oma varauskalenteri päivä-, viikko-, kuukausi- ja listanäkymänä, ja varaus, maksu ja laskutus hoituvat samassa palvelussa. Kokeile demoa, niin näet varauskalenterin varaajan silmin.